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医療・介護の事務作業を、
RPA と AI で軽くする
記録の転記、請求前のチェック、シフトや勤怠の集計。
ケアの時間を削っている事務作業から、順番に自動化します。
about
医療・介護の現場で、
RPA と AI ができること
医療・介護の現場では、同じ利用者さま・患者さまの情報を、記録ソフト、請求ソフト、Excel の管理表へと何度も入力し直す作業が残りがちです。RPA（パソコン作業を自動で行うソフト）は、こうした「決まった手順のくり返し」を人の代わりに行います。文章の下書きや要約は生成 AI が得意です。人にしかできないケアと判断に、時間を戻すための仕組みです。
医療・介護で自動化しやすい作業
- 記録・利用者情報の転記
- 請求前の突き合わせチェック
- シフト・勤怠の集計
- 紙・FAX 書類のデータ化
- 報告書・お知らせの下書き
- 記録の要約・申し送りの整理
issues
RPA・AI を取り入れたい
医療・介護の現場へ
医療・介護の現場で、よくお聞きするお悩みです。
- 1
人手が足りず、事務が後回しになる
日中はケアや診療で手が離せず、記録や書類は勤務後にまとめて片付ける。そんな状態が続くと、残業と負担が積み重なります。
- 2
同じ情報を何度も入力している
記録ソフト、請求ソフト、Excel の管理表など、システムどうしがつながっていないため、転記の手間とミスが生まれます。
- 3
請求前のチェックに時間がかかる
月末から月初にかけて、記録と予定・実績の突き合わせが集中し、担当者の負担が大きくなります。
- 4
制度や様式の変更に追われる
報酬改定や様式の変更があるたびに、集計表や手順を作り直す必要があります。
- 5
紙や FAX の書類が多い
指示書、申込書、各種届出など、紙で届く書類を手で入力し直す作業が残っています。
- 6
担当者しか分からない作業がある
請求や集計の手順が特定の人の経験に頼っていて、休みや退職のときに業務が止まりやすくなります。
tasks
自動化できる業務の例
RPA と生成 AI、文字を読み取る OCR を、作業に合わせて組み合わせます。
記録・利用者情報の転記
記録ソフトの内容を、請求ソフトや Excel の管理表へ自動で転記します。
請求前の突き合わせチェック
予定と実績、記録の有無を照合し、確認が必要な行だけを一覧にします。
シフト・勤怠の集計
勤怠データを集計し、給与ソフトに取り込める形に整えます。
紙・FAX 書類のデータ化
指示書や申込書を読み取り（OCR）、入力の下準備まで自動で行います。
報告書・お知らせの下書き
ご家族へのお知らせや会議資料の文面案を、生成 AI で下書きします。
記録の要約・申し送りの整理
長い経過記録から要点をまとめ、申し送りや会議の準備を短くします。
image
導入のイメージ
自動化すると、日々の作業がどう変わるのか。よくある 2 つの作業を例に紹介します。
月末の請求前チェック想定例
Before
- 記録ソフトと請求ソフトを並べて、1 件ずつ目で確認
- 確認のために月末は残業が続く
- チェック漏れが返戻の原因になることがある
After
- RPA が予定・実績・記録を自動で照合
- 担当者は「要確認」の一覧だけを見ればよい
- 確認の手順がそろい、担当者が替わっても回る
勤怠からシフト・給与への集計想定例
Before
- タイムカードや勤怠データを手で Excel に集計
- 職種や加算ごとの勤務時間を数え直している
- 集計した人しか中身が分からない
After
- 勤怠データを毎日自動で集計表に反映
- 加算の要件確認に使う勤務時間もあわせて集計
- 集計の手順が残り、引き継ぎがしやすい
※ 一般的な業務をもとにした想定例です。効果は業務の内容や件数によって異なります。
support
取り入れたけれど、
うまく回っていない
医療・介護の現場へ
RPA や AI は、入れたあとの使い方で効果が大きく変わります。すでにお使いの仕組みの見直しからでもご相談いただけます。
一部しか自動化できず、効果を感じられない
業務の流れ全体を見直し、前後の手作業も含めて自動化する範囲を決め直します。
様式が変わるたびに止まってしまう
止まりにくい作り方に見直し、変更があったときの直し方も一緒に整えます。
作った人がいないと、誰も直せない
手順書を残し、現場の方が自分で確認・修正できるところまでお手伝いします。
個人情報の扱いが不安で、踏み切れない
院内・施設内のパソコンで動かす方法を基本に、データの置き場所と権限を整理してから進めます。
flow
Makks Design の伴走
業務診断（無料）
いまの業務の流れと作業時間をお聞きし、くり返しの多い作業を洗い出します。
自動化する作業を決める
効果の大きさと始めやすさから、最初に自動化する作業を一緒に決めます。
小さく試す
1 つの作業で試し、現場で使えるかを確かめてから広げます。
運用・改善
手順書を残し、止まったときの対応や次の作業の自動化まで伴走します。
業務診断は無料
どの作業を自動化すると効果が大きいか、いまの業務をお聞きして整理します。ご相談の段階で費用はかかりません。
手順書と使い方の練習
仕組みをつくって終わりにせず、現場の方が確認・修正できるところまで一緒に練習します。
補助金のご相談
国や自治体の補助金・助成金を使える場合があります。対象になるかどうかの確認からお手伝いします。
FAQ
医療・介護の RPA・AI 活用
よくあるご質問
Q.介護記録ソフトや電子カルテを使っていても RPA は使えますか？
A.パソコン画面で操作しているソフトであれば、多くの場合 RPA で操作を自動化できます。ソフトの利用規約や院内・施設内のルールを確認したうえで、対象にする作業を一緒に決めます。
Q.利用者さまや患者さまの個人情報は大丈夫ですか？
A.RPA は院内・施設内のパソコンで動かす形を基本にしています。外部のサービスにデータを送る生成 AI は、個人が特定できる情報を入れない使い方に限るなど、ルールを決めてから使います。
Q.小さな事業所でも導入する意味はありますか？
A.あります。少人数の事業所ほど、1 人の事務負担が大きくなりがちです。まずは月末の集計など、効果が分かりやすい作業 1 つから始めることをおすすめしています。
Q.パソコンに詳しい職員がいなくても運用できますか？
A.手順書をお渡しし、日々の確認方法や止まったときの対応まで、現場の方と一緒に練習します。導入後のご相談にも対応します。
case
導入事例
医療・介護の現場で、RPA を取り入れて業務を改善した事例です。
介護・福祉｜埼玉県
介護現場の事務負担を軽減し、作業時間の削減とミス防止を実現
株式会社ウェルオア 様
課題
- 手作業での入力・チェックミスが多かった
- 事務作業に多くの時間がかかっていた
- 業務フローや帳票の基準が拠点ごとにばらばらだった
取り組み
業務フローを標準化し、帳票の基準をそろえたうえで、介護アプリとの連携とチェック作業を RPA で自動化。
効果
- 作業ミスが大幅に減少
- 事務作業の時間を短縮し、負担を軽減
社会福祉法人｜長崎県
請求業務の簡素化とペーパーレス化で、年間550時間の業務を削減
社会福祉法人 ことの海会 様
課題
- 請求業務に手間と時間がかかっていた
- 紙の書類が多く、ペーパーレス化が進んでいなかった
取り組み
請求業務の簡素化とペーパーレス化を目指して、RPA ツール「WinActor」を導入。
効果
- 年間550時間分の業務を削減
社会福祉法人｜東京都
RPA とシステム統合で、医療・介護・福祉の業務を効率化
社会福祉法人 信愛報恩会 様
課題
- 勤怠管理と人事給与のシステムが三つに分かれていた
- 勤怠管理から給与計算・明細発行までに、月に約1週間かかっていた
- 業務フローが拠点ごとにばらばらだった
取り組み
基幹システムとあわせて RPA を導入し、定型業務を自動化。短い期間で法人全体の業務をそろえた。
効果
- 勤怠管理から明細発行までが、月約1週間から1日程度に
- 拠点間で業務フローがそろい、業務が見えるように
- 職員の負担が減り、本来の業務に集中できるように
※ 協業パートナーの株式会社ブレイン・ゲートプラスが紹介している、RPA ツール「WinActor」の導入事例です。
