case / education
学校・塾・スクールの校務を、
RPA と AI で軽くする
出欠や成績の集計、保護者への連絡、申込みの受付処理。
先生とスタッフが、生徒に向き合う時間を取り戻します。
about
教育の現場で、
RPA と AI ができること
教育の現場では、授業や指導の準備に加えて、出欠や成績の集計、保護者への連絡、申込みや入金の確認など、事務の仕事が少しずつ積み重なっています。RPA は決まった手順の入力・集計を、生成 AI はお知らせ文や教材づくりの下書きを担当します。先生とスタッフが、生徒と向き合う時間を増やすための仕組みです。
教育で自動化しやすい作業
- 出欠・成績データの集計
- 申込み受付の自動処理
- 授業料・講習費の入金確認
- お知らせ・連絡文の下書き
- 教材・小テストづくりの補助
- 面談記録の要約
issues
RPA・AI を取り入れたい
教育の現場へ
教育の現場で、よくお聞きするお悩みです。
- 1
授業準備の時間が足りない
事務作業に追われて、教材研究や個別のフォローに使える時間が少なくなっています。
- 2
集計作業が学期末に集中する
出欠、成績、面談記録などの集計が時期ごとに重なり、担当者の負担が大きくなります。
- 3
連絡の文面づくりに時間がかかる
行事のお知らせや個別の連絡など、毎回ゼロから文章を考えています。
- 4
申込みや問い合わせの受付が手作業
フォームやメールで届いた申込みを、名簿や管理表へ 1 件ずつ写しています。
- 5
入金の確認が煩雑
授業料や講習費の入金を、通帳や明細と照らし合わせて手で確認しています。
- 6
ツールが増えて情報が散らばる
連絡アプリ、表計算、学習システムなど、使う道具が増えて、どこに何があるか分かりにくくなっています。
tasks
自動化できる業務の例
RPA と生成 AI、文字を読み取る OCR を、作業に合わせて組み合わせます。
出欠・成績データの集計
各クラスの出欠や小テストの結果を、決まった形式の集計表にまとめます。
申込み受付の自動処理
フォームの申込みを名簿へ登録し、受付完了のメールまで自動で送ります。
授業料・講習費の入金確認
入金データと請求一覧を照合し、未入金の方だけを一覧にします。
お知らせ・連絡文の下書き
行事案内や保護者への連絡文の案を、生成 AI でつくります。
教材・小テストづくりの補助
単元に合わせた問題案や解説の下書きを生成 AI でつくり、先生が仕上げます。
面談記録の要約
面談メモから要点をまとめ、次回の面談や引き継ぎに使える形に整えます。
image
導入のイメージ
自動化すると、日々の作業がどう変わるのか。よくある 2 つの作業を例に紹介します。
講習会の申込み受付想定例
Before
- フォームの申込みを名簿へ手で転記
- 受付完了の連絡を 1 件ずつメールで送信
- 申込みが集中すると返信が遅れる
After
- 申込みと同時に名簿へ自動登録
- 受付完了メールも自動で送信
- スタッフは変更・取消の対応に集中できる
学期末の成績・出欠の集計想定例
Before
- クラスごとの表を担当者が 1 つにまとめる
- 転記のたびに確認作業が発生する
- 締め切り前は残業が増える
After
- 各クラスの表から自動で集計表を作成
- 入力漏れのあるクラスだけを知らせる
- 集計の手順がそろい、毎学期同じ品質で回る
※ 一般的な業務をもとにした想定例です。効果は業務の内容や件数によって異なります。
support
取り入れたけれど、
うまく回っていない
教育の現場へ
RPA や AI は、入れたあとの使い方で効果が大きく変わります。すでにお使いの仕組みの見直しからでもご相談いただけます。
ツールを入れたが、先生が使っていない
現場の流れに合わせて設定し直し、使い方を短い手順にまとめます。
一部の担当者しか仕組みを分からない
手順書と確認方法を残し、担当が替わっても回る形にします。
生成 AI の使い方にルールがない
生徒や保護者の情報を入れないなど、校内で使うためのルールづくりからお手伝いします。
効果が見えず、続けるか迷っている
作業時間を測り直し、続ける作業と見直す作業を整理します。
flow
Makks Design の伴走
業務診断（無料）
いまの業務の流れと作業時間をお聞きし、くり返しの多い作業を洗い出します。
自動化する作業を決める
効果の大きさと始めやすさから、最初に自動化する作業を一緒に決めます。
小さく試す
1 つの作業で試し、現場で使えるかを確かめてから広げます。
運用・改善
手順書を残し、止まったときの対応や次の作業の自動化まで伴走します。
業務診断は無料
どの作業を自動化すると効果が大きいか、いまの業務をお聞きして整理します。ご相談の段階で費用はかかりません。
手順書と使い方の練習
仕組みをつくって終わりにせず、現場の方が確認・修正できるところまで一緒に練習します。
補助金のご相談
国や自治体の補助金・助成金を使える場合があります。対象になるかどうかの確認からお手伝いします。
FAQ
教育の RPA・AI 活用
よくあるご質問
Q.生成 AI に生徒の情報を入力しても大丈夫ですか？
A.個人が特定できる情報は入力しない使い方をおすすめしています。どの情報なら使ってよいか、校内のルールづくりからお手伝いします。
Q.学習塾や小さなスクールでも対象になりますか？
A.はい。少人数の教室ほど、事務を兼任している方の負担が大きくなりがちです。申込み受付や入金確認など、1 つの作業から始められます。
Q.今使っている学習システムや連絡アプリはそのまま使えますか？
A.多くの場合、今のシステムはそのままに、その間をつなぐ作業を自動化します。システムの入れ替えが必要かどうかも、業務診断で一緒に確認します。
Q.先生向けの研修もお願いできますか？
A.生成 AI の使い方などの研修にも対応しています。詳しくはスクール・講師業のページをご覧ください。
case
導入事例
教育の現場で、RPA を取り入れて業務を改善した事例です。
学校法人｜京都府
大学業務の膨大なルーチン作業を自動化
学校法人立命館 様
課題
- 年間25万件もの定型業務が発生していた
- ERP 上のデータ調整に週4時間以上かかっていた
取り組み
ERP 上で定期的に発生する支払手続きやデータ調整などの定型業務を、WinActor で自動処理。
効果
- 週1回、3,000件の業務を自動化
- ERP のデータ調整で週4時間分を削減
学校法人｜東京都ほか
多拠点のデータ入力業務を RPA で統一・自動化
学校法人帝京大学 様
課題
- キャンパスごとに情報が分散し、集約に手間がかかっていた
- Excel のデータを手作業でシステムに入力し直していた
取り組み
各キャンパスから届く Excel のデータを e-マネージャへ入力する作業と、会計系の入力作業を自動化。
効果
- 全体で約20%以上の業務量を削減
- データの準備・入力がスムーズになり、納期の遅れがなくなった
学校法人｜東京都
謝金伝票の業務負担を RPA で大幅に削減
学校法人明治大学 様
課題
- 謝金伝票の起票に、100件あたり約500分かかっていた
- 各学部の Excel 処理が人事部に集中し、属人化していた
取り組み
各学部から届く Excel のデータを加工し、財務会計システムへ伝票を入力する一連の業務を自動化。
効果
- 100件あたり500分から約45分に短縮
- ほかの部署でもロボットを使い回せる形になり、業務の標準化が進んだ
※ 協業パートナーの株式会社ブレイン・ゲートプラスが紹介している、RPA ツール「WinActor」の導入事例です。
